浅议基层公安机关的档案收集
发布时间: 2006-3-27 16:12:23     上传者: xhy     访问数: 5799
                                                         浅议基层公安机关的档案收集
 
        县、市公安局等基层公安机关是公安行政管理的直接组织者和参与者,在预防和打击违法犯罪,保障人民群众生命财产安全,服从服务于经济建设等业务活动中,会形成大量的各种载体的文件材料。这些文件材料有机地汇总起来,可从一个侧面反映党在一定历史时期,为巩固人民民主专政的政权而做出得积极努力。所以,各级党委政府历来都特别强调公安档案是国家档案的重要组成部分,要求各级公安机关特别是基层公安机关要从对党对人民负责,为国家积累史料的高度,全力做好公安档案管理工作。
        近几年,各地公安机关推行的档案管理规范化建设,使公安档案管理工作的材料整理、安全保护、提供利用等环节逐步正规化。但也应该看到,许多单位在至关档案管理工作质量和数量的收集环节上,仍存在着材料不全,应归未归,甚至随意销毁等不良现象。
        笔者曾听一位同仁说:"档案管理一年当中忙两月"。有民警也反应说:"只要工作做好了,档案存不存无所谓"。据观察,目前在基层公安机关持类似态度的人为数不少。由于档案管理在行政管理及执法活动中,发挥的作用是隐性的、间接的、延时的和微量的,它既不象治安防范那样,可以创造安定祥和的环境,也不象打击违法犯罪那样立竿见影。同时,档案管理工作在直观的人力、物力、精力上投入多收获少,效益逆差不免让人产生得不偿失的感觉。
同时,关于档案材料的收集制度不太完善、可操作性不强、缺乏监督制约办法等,也是造成收集不彻底的重要原因之一。目前执行的档案管理制度,绝大多数是针对档案管理机构和人员的,对档案材料的"先天"条件涉及不多,就象一个人出生时就少根腿一样,即使他打扮得再漂亮,也终究是个残疾人。
        俗话说:"书到用时方恨少"。档案管理更是前人栽树后人乘凉的工程,没有当前的积累便没有日后的查考,今天的方便有赖于以往的努力。公安档案涉及公安工作的方方面面,每个民警、每项业务形成的文件材料,都有可能在某一方面某一时段显示其不可替代的事实再现功能。在当今法制社会里,作为行政执法主体之一的公安机关,不但要做到有法必依,执法必严,还应该重视公安档案在执法活动中的记录作用和证据作用,注意积累和收集各种文件材料,善于利用档案材料为现实斗争服务,自觉维护法律的严肃性和执法过程的连续性。另外,公安档案还能为业务建设和队伍管理提供参考依据,我们可以通过档案材料总结经验教训,考察工作业绩,分析规律指导实践,减少甚至避免工作中走弯路犯错误。
笔者根据档案管理规范化建设的基本要求,结合多年在基层工作的切身体会,对如何做好档案材料的收集工作有以下几点建议:
        第一,单位一把手要切实把档案管理列入议事日程。基层单位点多面广,工作任务相当繁重,一把手往往是既当指挥员又当战斗员,遇有疑难险重业务理当冲锋陷阵,有限的精力难免会顾此失彼。而收效缓慢、需日积月累不间断开展的档案管理工作,特别是需要全警动员的档案收集工作,常常被搁置一边。但业内人士都知道,档案的一个基本特点就是属于业务工作的衍生品,不需要也没必要专门为档案而"档案"。只要领导重视,措施得力,每个民警都有较强的档案意识,在开展日常业务工作过程中,注意用笔用纸,保存并及时移交档案管理人员,就可算作是做好了档案收集工作,正可谓之事半功倍。
        第二,统筹兼顾,保障档案管理必需的经费。随着办公自动化和现代科技的普及,档案材料的收集较之过去发生了许多变化,象纸质材料复制、声像材料归档、电子文件制作和实物档案收缴等,都需要一定的资金支持,而办公经费捉襟见肘已成为目前制约公安工作开展的一大障碍,足额保证档案管理经费便成了公认的难题。笔者曾尝试把档案收集任务分解给全体民警,比如规定声像档案的收集由宣传等相关部门负责,案卷由办案单位装订,各个岗位的档案收集与业务考核挂钩等等,都取得了不错的效果。前不久,本局顺利通过档案行政管理部门的检查验收,成为省特级档案管理单位。
        第三,配足配强专兼职档案管理人员。近些年,影响社会稳定的因素日益增多,基层公安机关任务繁重与警力不足之间的矛盾,促使许多地方都把"好钢用在刀刃上",舍不得让德才兼备的民警从事档案管理工作,再加上档案业务培训渠道不畅,人员更换频繁等限制条件的影响,目前基层公安机关档案管理队伍普遍存在着专业知识偏少,操作技能较差的现象,甚至个别县市公安局尚无专职档案员,绝大多数派出所让临时工具体负责档案管理工作,既有违《档案法》、《保密法》等规章的规定,也对档案管理工作的连续性造成了负面影响,这种局面需要尽快扭转。笔者认为,以档案管理促进公安业务的开展当属明智之举,对全体民警量才适用以岗定人,在保持队伍相对稳定的基础上,采取培训与自学相结合等方式,努力提高档案管理人员的业务素质和操作技能,全天候指导和监督其他民警积极做好档案收集工作,进而推动其他各项业务工作的开展,使档案管理与公安业务良性互动,达到双赢。
 
通信地址:德州市公安局德城分局 
李凤玲
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