行会计档案管理的问题和对策
发布时间: 2010-12-20 20:32:27     上传者: zxy     访问数: 2036
行会计档案管理的问题和对策
 
 
 
       人民银行的会计工作是加强金融管理、行使中央银行职能作用的重要基础工作,是银行全部业务活动的出发点和归宿。会计档案是记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料,包括会计凭证、会计账簿、会计报告等会计核算专业材料。事后监督部门的会计档案管理是人民银行档案管理工作的重要组成部分。按照《中国人民银行事后监督工作规程》(以下简称《工作规程》)规定,事后监督中心负责对本行营业部、国库部门的会计核算档案资料的管理工作。但工作实际中面临的问题是,目前人民银行事后监督会计档案管理工作普遍存在人员不足、制度滞后、利用率低下、保管手段落后等问题,亟待解决。存在的主要问题
  其一,工作量大,人员配备不足,制约了档案管理水平的提升。2004年根据人民银行"三定"方案的要求,全国各分支行(分行、省会中心支行和地市中心支行)先后成立事后监督中心,《工作规程》中明确了事后监督职能定位、目标任务及工作要求等,要求事后监督中心除承担对会计(营业)、国库和货币发行会计核算业务的事后监督工作外,还要承担对会计(营业)、国库部门的会计资料的整理、装订、保管和调阅工作。中心作为一个具体的业务操作部门,未配备具有档案管理工作经验和专业技术的文档人员,自身日常工作任务又十分繁重,业务档案的装订和保管、提供档案的查询调阅等,花费了监督人员很大一部分时间和精力,在目前监督人员配备不足的情况下,难免主次不分、顾此失彼。
 
  其二,制度滞后,相关制度规定不一致,执行中存在盲区。一是部分会计档案保管期限划分不一致。目前人民银行会计档案管理工作制度有《中国人民银行会计档案管理规定》和《中国人民银行国库会计档案管理办法》等,但对部分会计档案的保管期限规定不同,如《中国人民银行会计档案管理规定》中规定“对账回单”的保管期限为5年,“余额表”的保管期限为15年,而《中国人民银行国库会计档案管理办法》中规定“对账回单”为15年,“余额表”为5年。二是部分会计档案保管期限规定不明确,执行中存在盲区。如对“中央银行会计集中核算系统运行日志”、“事后监督工作日志”、“事后监督通知书”、“事后监督交接清单”等会计档案,现有制度中未明确保管期限。
 
  其三,利用率低下,未充分利用会计档案信息发挥监督信息反馈和导向功能作用。目前事后监督中心虽然承担对会计(营业)、国库部门会计档案资料的保管工作,但因工作流程是对前台会计核算业务简单的全面复审和检验,基本上是重复劳动,但却耗费大量的人力、物力和时间。而在如何充分收集、提炼、分析现有监督数据、信息的基础上,结合非现场监督和现场检查收集的情况资料,开展深入分析和跟踪监督、质量监测、预警分析,充分发挥监督信息反馈和导向功能,进而为经济金融分析决策提供基础数据方面,缺乏技术和人力资源的支持。
 
  其四,保管手段落后,存在一定的操作风险。目前事后监督中心保管的会计档案基本是纸质档案,品种多且数量大,造成大量纸张消耗,显然不符合低碳环保和节约资源的基本要求。而且纸质会计档案可能因调阅次数增加,容易造成丢失,加之纸质会计档案在调阅途中,因会计档案管理人员不可能从始至终的陪同,若出现遗失、损毁,导致会计档案缺失、不完整,很难分清会计档案管理人员与调阅人员的责任,存在一定的操作风险。改进的建议和意见
 
  首先,借助先进的信息技术,推进会计档案电子化建设,实现会计档案电子归档,逐步减少纸质档案。近几年来,中央银行会计核算电子化程度越来越高,先后推广运用了中央银行会计集中核算系统、大小额支付系统、全国支票影像交换系统、会计凭证影像事后监督系统、国库业务核算系统、货币发行业务会计核算系统等,而且目前人民银行总行正在积极进行第二代支付系统和中央银行会计核算数据集中系统的开发建设,这些都为实现中央银行会计档案电子化管理提供了可能。
 
  其次,借鉴先进的仓储管理经验,建设中央银行现代化会计档案管理系统。针对目前全手工管理会计档案的现状,开发一套会计档案管理系统,可对入库的会计档案编制条码信息,条码信息中包括档案名称、档案日期、保管期限、销毁日期等基本要素,同时对库房进行分割编号,对每一分割规定一个物理地址,将条码与物理地址建立一一对应关系。当需要调阅会计档案资料时,由被调阅部门按照现有制度完成审批手续后,由档案管理人员按照档案名称,在系统中检索档案条码和对应的物理地址等信息,按照信息抽调档案,同时在系统中修改档案已出库信息,完成档案出库记录。档案归还时再注销档案已出库信息,完成档案入库记录。此外,系统在每年年初对本年已到期的会计档案进行销毁提示,档案管理人员及时做好本年档案销毁计划上报,完成本年度会计档案的销毁工作。
 
  再次,完善制度,增加制度的可操作性。对目前适用的《中国人民银行会计档案管理规定》和《中国人民银行国库会计档案管理办法》中部分档案保管期限不一致的,要加以统一完善;对部分会计档案要明确保管期限,尽量使制度具有全面性、完整性、明确性和可行性。同时强化会计档案集中保管,在节约大量的人力和物力的基础上,解决人民银行会计监督某些不到位现象,使会计、营业部、国库三家在会计业务管理方面更加统一、协调。
 
  最后,切实加强档案管理人员队伍建设。既要加强会计档案法规理论知识的培训,增强档案人员的理论素养。又要加强会计业务知识的培训,提高档案人员的业务素养。同时要增加既懂会计、又懂统计分析的复合型人才,要充分利用会计档案信息发挥监督信息反馈和导向功能作用,从而更好地为经济金融分析决策提供基础数据。
 
(编辑:李志梅)
 
 
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来源:档案中国网
转载自:http://www.daxtx.cn/?action-viewnews-itemid-8023
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