中央和国家机关移交档案的整理与数字化
发布时间: 2011-5-25 19:00:28     上传者: 4373     访问数: 1990
中央和国家机关移交档案的整理与数字化
 
    根据《中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》,从2001年起,中央档案馆开展了自成立以来规模最大的档案接收活动,接收范围主要是有关中央和国家机关1980年以前和中央企业转制以前形成的档案,涉及移交单位100多个。截至2008年9月,已有70个单位按时或提前向中央档案馆移交了约50万卷档案及相关档案数字化加工电子数据、资料、照片、光盘、实物等,其中17个未列入移交安排表中的单位也向中央档案馆移交了档案。
    移交档案是一项法定义务。《中华人民共和国档案法》第十一条规定,“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案。”《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定,“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交。”党和国家高度重视档案移交工作。2000年8月16日,原中央办公厅主任王刚专门就经贸委管理的国家局因机构变动,档案如何处置,以及中央、国家机关已到进馆时间的档案如何接收的问题做出重要批示,建议国家档案局中央档案馆制定进馆计划安排,按计划进馆。为落实王刚同志重要批示,2001年4月19日,国家档案局中央档案馆召开了以移交档案工作为主题的中央、国家机关档案工作座谈会,王刚同志亲自到会并发表重要讲话,关于移交工作,王刚同志从讲政治、顾大局、遵法纪、负责任四个方面提出了明确要求。为保证档案进馆质量,规范移交档案工作,2003年国家档案局印发了《关于在中央和国家机关开展移交档案质量检查活动的通知》,制定了《关于移交进馆档案质量检查办法》及《移交档案质量检查内容和评分标准》,对按时或提前保质保量完成移交任务的单位颁发档案质量合格证。2004年11月,国家档案局召开了中央和国家机关档案移交工作会议,总结移交经验,表彰移交先进单位,进一步增强了中央、国家机关移交档案工作的紧迫感,调动了工作积极性。
移交档案的关键是确保档案的实体整理质量与数字化加工质量。各有关中央和国家机关高度重视、精心组织、周密部署、扎实工作,在确保两个质量的基础上,使档案移交工作稳步有序进行。
 
档案实体整理方面的主要做法:
    一是建立工作机制,制定工作计划。各有关单位普遍建立了移交档案工作领导小组,由机关分管领导、办公室和档案部门主要负责人组成。同时还成立了移交档案鉴定小组,为组织开展移交工作提供了重要组织保证。各单位按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》,从实际出发,制定了详细的整理工作计划,对各项移交工作数量和质量进行了全面的定量和定性分析,认真研讨力量摆布、人员投入和时间安排,准确测算工作进程和预见可能发生的情况,制定并逐步修改完善了本单位的移交档案工作计划,确保档案整理按期开展和档案整理质量。
    二是紧扣质量标准,严控档案质量。各单位认真学习《关于移交进馆档案质量检查办法》及《移交档案质量检查内容和评分标准》,真正做到吃透标准,领会精神实质。对各项标准条目要求真正明了哪些实多、哪些虚少,哪些难做、哪些易行,哪些需量化、哪些要细化,哪些有普遍性、哪些有特殊性,哪些是过去规定、哪些是当前要求,哪些可以变通灵活、哪些要严格一律,以保证移交工作高标准、严要求、优质量。在具体整理过程中,做到多重质保,层层把关。从各项工作要求到细化具体做法,从一般检查到重点把关,都把“以质量第一、对历史负责”的要求贯穿始终。发现一般问题随时改,发现普遍问题统一改,切实把层层检查、全程监控贯穿到移交工作的各个方面、各个环节。
三是争取有力指导,提高工作效率。各单位普遍建立和加强了与中央档案馆国家档案局档案业务部门的联系,主动与有关业务指导人员共商档案整理事宜,对一些单位因特殊历史原因出现的特殊情况,双方认真研究,共同提出合理的解决方案,使档案的整理质量既符合进馆要求,又遵循了各单位的实际情况,避免了大规模整理后的返工现象,提高了工作效率,确保了档案整理质量。比如,在各机关整理会议记录、会议纪要的文件材料时,以前的文件标题就是第几次会议记录、第几期会议纪要,这类题名的档案进馆后,查询起来非常困难。各单位根据档案馆业务人员的指导,对所有的会议记录、纪要都按文件内容拟写题名,虽然难度大、耗时长,但能确保档案检索的准确性,为档案利用提供方便。
 
移交电子加工数据存在的问题:
    在中央和国家机关已移交档案的70个单位中,有54个单位将数字加工数据与纸质档案一并移交,其中20个单位的电子加工数据可读、可用,属于可整理数据范畴;其他34个单位的电子加工数据或多或少存在一些问题,属于无法整理数据的范畴,具体问题表现在:电子加工数据存在于独立检索盘,数据无法导出上载中央档案馆系统使用;电子加工数据只有图像,没有目录;簿册式打印目录文本文件为非数据库格式,无法使用;数据库格式不统一,需转换成统一格式;目录数据库字段项不规范;图像数据库格式不统一;图像数据文件夹及文件名不规范;图像与目录对应关系不准确。这些具体问题的存在,反映出,一是档案数字化缺乏标准化的规范体系;二是片面追求原文数字化而忽视了档案目录库共享;三是有些档案数据扫描不够完整而影响到对档案信息的全面管理与开发;四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统等问题研究不够,管理错位。
    为做好档案数字化工作,2008年11月3日,国家档案局在中国科学院召开了中央和国家机关档案整理与数字化现场会,通过现场学习、现场参观、现场咨询、现场答疑,全面了解中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理的理念。中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理,遵守数字化工作流程,严格把关各道工作程序,使移交进馆的档案不仅实体整理符合标准,而且档案数字化电子数据也符合可读、可用的要求。
 
对中央和国家机关档案数字化的要求:
为确保档案数字化工作顺利开展,针对目前中央和国家机关档案数字化现状,国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在会议上强调,一是要提高认识,积极推进。档案数字化不但可以便捷全面地提供档案信息,而且可以有效地保护档案原件,确保档案实体安全;不但可以促进档案在机关的利用,而且可以促进档案向社会提供利用,因此要积极开展,大力推进。二是要统筹规划。数字化建设要在档案信息化建设方针指导下有计划、有步骤地进行,避免造成人力、物力和财力的浪费。三是要加强基础工作和全程控制,保证档案数字化质量。档案数字化工作中无论建立档案目录数据库、进行档案原文扫描,还是数据检索,提供利用,都要做好数字化前期的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作,要做好档案数字化的全程控制,注意全面的质量检查。四是要建立档案数字信息安全保障体系。要着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作,配备必要的软硬件设施设备,建立健全信息安全管理制度,尤其是要加强对数字化加工人员的安全管理和教育,确保数字化各个工作环节万无一失。五是要规范电子版档案数据。今后各个移交档案机关要严格遵守《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》,保证档案数据与档案实体的一致性,使移交进馆的档案数据具有通用性和易迁移性。
    档案数字化建设是一项复杂的系统工程,同时也是档案工作中出现的一件新生事物,只要我们抓住国家信息化建设和加强信息资源开发利用这个契机,创新档案工作机制,稳步加快档案信息化建设的步伐,充分发挥档案信息资源的作用,档案事业的发展就会呈现出新的局面。
 
 
 
作者:刘爱民 张海祥(作者单位:国家档案局 100032  新华社 100803)来源:中国档案   
转载自:http://www.chinaarchives.cn/lanmu_view.asp?id=4930
 
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