美国档案工作的法律环境略记 ——以密歇根大学档案馆的档案工作时间
发布时间: 2011-10-30 21:26:11     上传者: zxy     访问数: 1702
美国档案工作的法律环境略记 ——以密歇根大学档案馆的档案工作时间
 
 
 
美国 档案工作 者提及法律时,他们都想了解:什么时候 档案工作者 可能会陷入法律纠纷?对个人来说有可能出现的最糟糕的情况是什么?哪些刑罚会是档案工作者所面临的?被抓住的风险有几层?实际上在美国鲜有档案工作者陷入法律纠纷事件,也几乎没有遇到档案
美国档案工作者提及法律时,他们都想了解:什么时候档案工作者可能会陷入法律纠纷?对个人来说有可能出现的最糟糕的情况是什么?哪些刑罚会是档案工作者所面临的?被抓住的风险有几层?实际上在美国鲜有档案工作者陷入法律纠纷事件,也几乎没有遇到档案工作者因做什么坏事在报纸、电视新闻上报道,除了个别案例:几个档案工作者窃取了所在单位的档案。相对而言,正是因为时常能在网上见到匿名售卖重要资料的行为,档案工作者们才会受到诱惑产生不当的念头或行为。即使从媒体那里听到某位档案工作者因为窃取行为被抓,但这并不是会经常发生的事。
  在美国,信息公开的严肃性会让公开信息不当的档案工作者丢掉饭碗。作为守法的档案工作者也重视信息公开中他们如何保护别人的隐私和处理有版权问题的资料这两件事。对于版权管理不当的情况,通常情况下,档案工作者可以通过改变材料利用方式或修订利用政策来修正。最糟糕的情况也就是对档案工作者进行罚款。档案工作者是否失业取决于环境、是否有意为之以及错误决定带来的风险性。
  美国的档案工作者十分明白,保护私人信息,或者允许作家、画家以及其他创造性人群掌握他们自己作品被销售和复制的方式是合情合理并且合法的,但同时也强烈地感到档案是应该被大家所利用的。特别是允许人们看到政府档案是保证政府诚信、关怀的必要。他们尽可能地提供最广泛的档案利用,用强制性的档案利用规定来调和公共法令、捐赠合同。尽管利用可能会因为确保法律权利和涉及法律、安全、知识产权、文化道德以及隐私方面的因素考虑而受限制,但档案工作者仍会基于以上因素的考虑,尽可能地提供最广泛的档案利用。
  美国议会已经制定了具体的法规来保护围绕个人产生的各类隐私档案文件,其中比较重要的有:《信息自由法案》(FOIA:Freedom of Information)、《健康保险流通及责任法案》(HIPAA:Health Insurance Portability and Accountability Act)、《家庭教育权利及隐私法案》(FERPA:Family Educational Rights and Privacy Act)、《社保号码隐私法》(SSNPA: Social Security Number Privacy Act)。因此,美国档案工作者的日常工作就是在法律框架下,努力为公众提供最好最完整的档案利用。
  以美国密歇根大学档案馆的情况为例:他们在服务于密歇根大学的同时,也接受来自公民私人档案、公司以及其他组织的捐赠档案。因此,这既是一家档案机构,也是所谓的“代收档案馆”。为了管理好档案,他们制作了关于档案管理政策的手册,告知学校各个机构他们分别在鉴定文件、标记敏感材料、提供相关背景信息以及移交进馆方面的相关义务。这个手册的最新版本可以在该馆的官网上下载。
  对于并不属于大学自身的那部分档案的接收,密歇根大学本特利图书馆会要求签署《馈赠协议》(Gift Agreement)。这份协议主要包括四方面的功能:
  第一,将档案资料的拥有权和/或纸质件正式地授予本特利图书馆。
  第二,由于捐赠者对一个全宗中的部分或全部档案资料拥有版权,该协议将对捐赠者和本特利图书馆之间的版权进行指定。倾向于在移交纸质档案的同时,也将这部分档案的版权进行移交。
  第三,尽管档案馆偏向于档案资料移交后就立即公开利用,但如果捐赠者觉得他们所捐赠的档案资料中含有敏感信息的话,档案馆通常也会待特定时限后才会对外公开利用所接收的这部分档案。除非这些信息具有很高的历史价值。
  第四,将对今后已处理过的,如已复制的、几乎没什么价值的,不再继续保管的档案的处理方式达成协议。
  此外,本特利图书馆为了档案的信誉和遵守法律,确保所有的档案员工清楚他们负有保障档案安全的义务,还与每个在本特利图书馆任职的档案工作者签订合同。其内容不仅指出了作为档案工作者个人在档案安全方面负有的职责,还要求档案工作者保证在非工作时的闲聊中不会泄露涉密信息,并对档案利用者所做的研究保密。
  档案馆尊重与捐赠者在档案所有者、版权和利用规定方面签订的存放协议。在美国,版权法赋予档案一项特殊的权力,允许购买档案材料的复制品,但同时法律要求要告知购买人,档案资料的版权受法律保护,他们不能再对其复制。他们会在为利用者提供的每份档案复制品的后面附上有关版权问题的注意事项表。如果他们不这样做,他们就会违法。
  对于受限档案的利用问题,根据《信息自由法案》的要求,需要一些特殊程序才能利用,档案工作者会帮助利用者了解他们拥有哪些利用档案的权利,以及获得利用许可的方法,同时将有一位《信息自由法案》官员会参与到对受限档案的利用中来,对于做这方面研究的利用者必须习惯这样的安排。
  为了使本特利图书馆的馆藏尽可能地开放利用,当利用者仔细阅读并填写利用者登记卡之前,他们还会向利用者提供一份《本特利图书馆指南》(Guide to Use of Bentley Historical Library)。《指南》主要是针对利用者在本特利图书馆阅览室里预期行为的规范。例如,利用者不能将资料带出阅览室,在翻阅照片时必须戴手套,每次只能利用一盒资料等等。另外,尽管利用者被允许可以将档案复制件带回家,但并不是授权利用者可以将其用于印刷品中。无论版权的持有者是大学或其他机构或个人,利用者都必须遵守版权规定。  (本文作者是密歇根大学档案馆助理档案员,芝加哥大学法学博士。 叶莉 编译)
 
  原载于《中国档案报》2011年8月15日    总第2193期    第三版
 
(责任编辑:hwb)
 
 
 
 
 
 
作者:叶莉   来源:中国档案报
转载自:http://www.danganj.com/article/html/yejie/guowai/201109/6435.html
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