上市公司会计档案管理
发布时间: 2008-4-27 19:39:44     上传者: wsj     访问数: 3965
 
上市公司会计档案管理
 
赵 清 周生玉    西北大学公共管理学院图书馆学与档案学系  710069
 
        上市公司会计档案是上市公司在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件。上市公司会计档案管理具有一般企业会计档案管理的共性,但是由于其特殊的身份,决定了它还存在自己的特性。从某种意义上讲,上市公司的会计档案管理状况直接反映了上市公司的治理水平以及管理部门的监管水平。
 
一、 上市公司会计档案的属性和特征
 
  会计档案作为专门档案的一种,除了具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性等一般属性以外,还具有自身的一些特征,主要包括专业性、时序性、平衡性、规范性、责任性、公开性等。其中,专业性主要源于会计专业活动,时序性主要源于会计档案的形成次序,平衡性主要源于多种形式会计档案的相互符合,这三个属性归属所有会计档案,而规范性、责任性、公开性则为上市公司会计档案的特征。
 
  1. 规范性。对于我国上市公司,《证券法》、《会计法》、《审计法》、《公司法》、《会计档案管理办法》等相关法规已经对其会计档案生成和管理的规范性作出了具体的规定。实行会计电算化以后,监管部门一般采用强化生成和修改权限、限定统一软件或文件格式、指定权威发布媒体等方式来规范电算化会计档案的管理。
 
  2. 责任性。上市公司会计档案无论在形成程序还是信息内容方面都必须严格符合相关法规和客观事实,它直接关系到成千上万投资机构和个人的利益,间接关系到证券市场的稳定乃至整个国家的经济秩序。为此,各上市公司都从健全相关管理制度、明确目标责任、完善内控系统等方面强化会计档案的管理责任。一般来说,财务部门对会计档案内容的准确、完整承担直接的责任,而档案部门对会计档案的安全保管、利用负责。在公司外部,国家往往通过严格的会计立法、审计立法、市场监管立法等建立和健全管理制度,任何个人和法人的相关违法行为均将受到严惩。
 
  3. 公开性。普通公司的会计档案是有一定的私密性的,而作为一家上市公司,首先必须对公众投资者负责,这也就决定了你必须放弃原来的私密性,转而公开你的会计档案,接受公众(不论是否股东)的监督。一般来说,对于公众应公开会计报表,而对于审计和监管部门则公开全部会计档案。
 
二、 我国上市公司会计档案管理的主要问题
 
  自20世纪80年代后期,我国证券市场起步,上市公司就已存在会计档案管理不善的问题。因为当时上市公司数量不多且证券市场管理极不规范,该类问题还未受到足够的重视。随着证券市场的发展,问题的严重性越来越凸现出来。近年来,我国上市公司中发生的与会计档案有关的案件层出不穷,比较著名的有银广夏、蓝田股份的虚假陈述案,通海高科、麦科特的股票发行欺诈案等,而且都是采用会计档案造假的方式虚构利润以骗取贷款、融资以及证券市场交易差价。下面我们就来分析一下我国上市公司会计档案管理的主要问题。
 
  1. 上市公司对会计档案管理态度的二重性。一些上市公司以为,只要季报、半年报、年报等按时编制完成,会计档案的作用就不大了,有的甚至无专门的档案馆(室)而由控股公司的档案馆(室)代管,会计档案被看成是累赘。与这一现象形成鲜明对比的是,上市公司在财务造假或利润操控时却非常“重视”会计档案。上市公司麦科特通过伪造出口设备融资租赁合同、材料和产品购销合同、进出口发票和海关印章等手段,于1997年虚构利润0.4亿港元,1998年虚构利润0.38亿港元,1999年虚构利润0.13亿港元,2000年虚构利润0.93亿港元。麦科特如此“重视”会计档案就是为了上市融资。
 
  2. 会计档案的保管期限不当。关于会计档案保管期限的问题应该区别对待:有的上市公司存在无意或有意(掩盖违法犯罪事实)提前销毁或隐匿会计档案的问题。如上市公司圣方科技在2006年年初的一则董事会公告中称,公司价值1.1亿元的二号发电机组被公安机关确认为涉案赃物,而公司8年前用来收购发电机组的1.16亿元配股募集资金去向不明。公司关于收购该发电机组的会计档案全部遗失。也有的上市公司存在超期保管会计档案的问题,给公司带来不必要的负担。需要特别强调的是,现有的会计档案最低保管期限(会计凭证15年)小于《刑法》和《民法通则》的最长诉讼时效(20年),而过早地销毁会导致相关司法取证的困难。
 
  3. 会计档案的相对独立性难以保障。这包含会计档案本身的相对独立性以及会计档案管理机构的相对独立性两部分。它们理应是超然于各种利益因素之外的。然而,当前上市公司普遍存在内部人及利益关联者通过对会计档案的干预和控制来牟取私利的现象。这种现象发生在会计档案收集——保管——利用的各个环节上,甚至影响到上市公司的监事会、独立董事以及公司外的审计机构和监管机构。在银广夏造假事件中,银广夏通过虚构交易对象、伪造销售合同及出口报关单、虚开增值税发票、伪造免税文件和金融票据等手段,虚构巨额利润达7.45亿元。深圳中天勤会计师事务所却出具了无保留意见的审计报告,关联利益机构肆意拉抬股价,整个事件完全是一场彻头彻尾的骗局。
 
  4. 会计档案信息开发利用不足。美国档案学者谢伦伯格系统地阐述了档案的“双重价值论”,认为档案具有两种不同的价值,一是对原形成机关的第一价值,具体体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值;二是对其他机关和个人利用者的第二价值,具体包括证据价值和情报价值。从上市公司角度,充分开发利用会计档案的第一价值可以更多更好地创造财富。而对于第二价值来说,证券法规禁止上市公司用来牟取私利,要求上市公司及时面向公众发布会计档案信息。这两方面目前上市公司的表现均不佳,主要原因既有管理素质的问题也有道德和法律责任的问题。
 
三、 完善上市公司会计档案管理的措施和建议
 
  1. 更新认识,推进制度建设。加强学习和调研,认识会计档案对公司、公众和监管部门的重要作用,严格按照法律法规的规定进行会计档案整理和保管。在公司内部,应设立独立的档案管理部门,其负责人的任免也应报请档案行政管理部门核准,甚至可由档案行政管理部门直接委派。独立董事除了具有适当的法律和经济资质外,还应具有适当的档案监管素质,再强化监事会的监督职能,以此制衡财务和档案部门的工作。另外,上市公司的董事长、总经理、董事会秘书也应纳入会计档案责任人的行列。
 
  在公司外部,首先建议改由证监会或证交所委托会计师事务所对上市公司进行审计,从中挖掘信息、寻找问题。这样可以打破会计师事务所和上市公司之间的畸形委托关系,保证会计师事务所地位的独立性,便于其公正、客观地开展工作,审计费用可由监管部门统收统支,也可由证交所各会员单位的会费或由投资者保护基金中支付。其次,还应适当增加证监会法律、财会和档案专业人员数量,强化人员专业素质,并充分发挥各级财政部门和档案行政部门的监督指导作用。最后,还应该强化对档案管理人员法律责任的追究制度。上市公司会计档案的完整性、安全性一旦出现问题,无论档案人员是工作失误还是违法犯罪,均应以立法形式严厉追究责任。
 
  2. 保证会计档案适当的保管期限。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出,保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案,应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案也不得销毁。另外,考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时,应将会计档案的最低保管期限适当调整为22~25年,使之更好地为社会主义法制建设服务。
 
        3. 加强会计档案的信息资源开发利用。会计信息的潜在利用价值必须通过利用实践来实现,除传统的查阅、展览、制发副本及证明、发布目录信息、咨询等服务方式以外,建议档案人员积极主动地开展主题编研,采用静态分析、趋势分析和同业对比等财务分析技术,深入进行数据挖掘工作,这样既方便公司管理层及公众的利用又可能发现一些隐藏较深的问题。根据电子会计档案逐渐普及以及信息时代的效率要求,各上市公司还应改革并加强会计档案的编目、检索等工作,推行实用、高效的会计档案检索、分析以及决策支持系统,不断提高会计档案利用的服务效率和质量,并强化相关网络信息资源的开发利用。另外,建议将档案管理作为上市公司信息资源管理的核心,推行文档一体化,完善前端控制和后端监管。
 
 
参考文献:
  ①符少华,浅析新时期的会计档案管理,《湖北财税》,2003.12
  ②王英玮,《专门档案管理》,北京,中国人民大学出版社,2004
  
 
 
摘自http://www.danganj.net/Article/ArticleShow.asp?ArticleID=3176
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