实现档案资源的战略控制
发布时间: 2008-6-2 18:20:26     上传者: wsj     访问数: 2450
实现档案资源的战略控制
——甘肃省金昌市档案资源整合工作侧记
 
        在档案部门工作了8年的甘肃省金昌市档案局局长张中存,如今已经舍不得离开这个行业了。从最初的失望、无奈,到现在的忙碌、有为,张局长感慨,“这个领域大有可为。”
 
  2007年,甘肃省开展“档案资源建设年”活动,将金昌市定为资源整合的试点城市之一,事出有因。1999年,市统战部副部长张中存调任市档案局局长。初来时,他对这个部门的冷清、寂寞感到震惊,于是就用了半年时间下基层调研,赴外省取经,很快找到了症结。档案工作发展不平衡,而凡是工作搞得好的部门和地区又都有一个共同点,就是想发展,想做事。他有了工作思路:抓队伍、做事情。而做事情就要选择可以作为今后发展方向和带动其他工作的长远的大的事情去做,在这些事情上下工夫,事半功倍。档案事业的核心是档案馆,档案馆赖以生存的基础是档案。张局长大胆地确定了第一个工作目标,用5~10年时间,把全市能集中、整合的档案资源全部集合到档案部门,实现档案资源的战略控制。这样,档案馆“你无我有,你少我多,你有我特”的馆藏,无疑可以为社会提供更全面、更周到的服务。
 
  通过调研,市档案局向市委提交了报告,有针对性地指出全市档案资源现状存在的弊端。一是市建设局没有独立的符合国家标准的档案馆,城建档案的保存让人担忧。二是一些单位没有专用档案室和符合标准的装具,档案管护条件差。三是有的专业部门档案收集不齐全,有价值的档案遗失。四是一些重要档案分散存放,档案部门无法有效监控。五是产生档案多的部门加大改善档案保管条件的投入,增加管理成本。六是一些重要档案长期存放在各单位,降低了利用率。七是市国家综合档案馆馆藏量小,浪费设备资源并影响功能的发挥。八是档案存放在各单位无法建立全市档案目录中心,不能实现档案资源全社会共享。
 
  接到报告,分管书记专门到档案馆调研,市委常委会还专题听取汇报,形成纪要,以市委名义下发《关于加强全市档案资源建设集中统一管理国家档案的意见》,提出要“逐步将城建、房产、交通、社会保障、土地、环保等原由各单位分散管理的专业档案,集中到国家综合档案馆统一保管。”由市委、市政府分管领导任组长的档案信息资源建设领导小组也很快成立。
 
  有上级支持,工作顺畅多了。市档案局成立档案资源整合小组,确定分管领导,明确负责科室,抽调专门人员,在组织上为工作的开展提供了保障。档案资源整合是一项牵扯面广、情况各异的系统工程,前期的排查摸底至关重要,于是他们采取上门查看、发表填写、电话询问等方式,掌握了全市各专业部门和企事业单位的档案现状,并在此基础上,制定出《档案资源整合工作方案》,对整合范围、方法步骤、整合方式、时限要求、政策保障等予以明确。整合范围包括城建档案、规划档案等30类,分三批用三年时间移交。工作步骤是各征集单位将1981~2005年期间形成的档案,按归档范围进行收集、鉴定、分类、整理、编目、登记,经市档案局验收合格后,按规定办理向国家综合档案馆移交的手续。主要方式是移交接收、合理整合、广泛征集、有偿捐赠、自行拍摄。时限要求是凡属于国家综合档案馆接收范围的档案,各立档单位自档案形成之日起满5年,向国家综合档案馆移交。
 
  短短几年,整合效果凸显。截至目前,共整合各类档案资料63785卷(件、盒、册、张、盘),馆藏量比原来增加一倍,达到104723卷。市综合档案馆馆藏文书档案与其他档案的比例由2005年的100 ∶ 19,上升为100 ∶ 97。数量剧增、结构优化,也使利用率比原来同期提高了133%。
 
        在整合档案资源的基础上,他们还探索出了在市场经济条件下向社会提供多种服务的新路子。比如创新了立卷归档方法,实行集中地点、时间、人员的立档工作三集中。并组织对外服务小分队,向企事业单位、民营机构提供立卷归档服务,有效控制了全市档案资源流向。如今在金昌市,档案部门已经变成受到领导关注、得到社会认可的热门单位。记者前去采访时,他们刚刚接到重要任务,在金昌市申报文明城市工作中占69.9%分值的档案资料审核工作,市里交由档案局完成。
 
 
 
 

 

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