刘家真教授新作《电子文件与证据保留》
发布时间: 2009-5-9 9:49:31     上传者: 4373     访问数: 2429
刘家真教授新作《电子文件与证据保留》
 
前  
    这是我出版的第4本电子文件管理教材了。
    10年前,我出版的第一本电子文件管理教材(刘家真著.电子文件管理导论. 武汉大学出版社,1999)是乘着赴美访问学者的东风,将自己两年前所见所闻所领会的西方电子文件管理的理念带入中国。那时的中国,计算机与网络正在成为办公工具,但电子文件的管理还处于朦胧阶段,因为大多数的文件还是以非电子形式为主体。
    4年后,我的第二本电子文件管理教材作为教育部十五规划教材出版(刘家真主编.电子文件管理理论与实践.科学出版社,2003.6)。那时电子政务正是信息化建设中最为火热的领域,企业信息化的优秀案例不断涌现,信息管理系统也不断被推出。该书从这些沃土中充分吸收养料,将我国电子文件管理的新理念、新思维与新的管理方法吸收进来,启迪学生的创新思维。
为了加强案例教学,使理论与实践更加紧密地结合,2005年在多家IT公司的配合下,电子文件管理立体化教材出版(刘家真主编.电子文件管理立体化教材.科学出版社,2005.6)。这部教材将国内外电子文件管理的案例精粹(书)与国内电子文件管理系统的实例(光盘)融为一体,为电子文件管理理论与实践相结合的教学提供了工具。
    转眼10年已逝。放眼世界,在整个世界范围内,现行文件越来越多地以电子形式产生,越来越多的数据库正在档案化。天生数字信息与绝对数字信息已经成为电子文件管理的主要对象,管理与利用这类电子文件需要法律环境与技术支撑。从技术角度上看,为了长期保留这类电子文件的价值,重要的一点是在系统设计时嵌入档案要求,文件在整个生命周期内应得到严密的控制以保证它们持续的质量和完整。面对日益复杂的技术和管理挑战,许多国际组织与研究机构提出了很多可行的解决方案,更多的机构和组织也逐渐在实践中历练出不少最佳管理方案。这些理论与实践直指电子文件价值的长期保持,也成为培植本书的最好养料。
1. 目的与作用
   作为教育部十一五规划教材,用于高校教学是其不可质疑的目的。然而,本书的第二个目的是为那些寻求电子文件管理解决方案的信息管理人员、IT工作者提供解决方案的理论支持与方法指导。
本书在撰写过程中,研读了一系列标准、管理模式、最佳实践、研究项目的工作成果及大量国内外文献,从中吸取了有益的管理理念与管理方法。此外,也吸取了我们自身学术团队在科学研究实践中总结的专业经验与科学管理理论。这些都为本书围绕电子文件生命周期,理论与实践紧密联系地讨论办公自动化系统及其他网络环境中电子文件管理的实际问题奠定了基础。
本书的重点放在需要长期保存其价值的电子文件的管理策略与技术解决方案上,特别注重电子记录的创建者(个人或机构)与文件管理机构的协同工作。这些思想与理念在以下部分尤为明显:
􀁺如何把文件管理功能整合进业务管理系统中(第5 章);
􀁺为创建合格的文件管理系统与业务管理系统,文件管理人员与IT工作者的合作(第6章);
􀁺长期保存电子文件价值的管理方案与技术措施(第2 章);
􀁺文件管理元数据标准设计、元素捕获、质量控制与管理方法(第3 章);
􀁺业务管理系统中的重要记录的价值管理(第7 章,第8章)。
为了便于读者的阅读,除目录中增加图表目录外,每章的首页为读者设置了导航工具,列出了本章的重要内容以及与内容相关的关键词。
2. 框架和内容
    本书由4个模块与8章组成,四个基本模块是:电子文件管理需求的背景,基本概念、定义与管理理念,管理工具的开发与管理,在现行系统中执行文件管理的要求等。其内容基本框架图如下:
 
    (1)电子文件管理需求的背景
    第一章 信息时代与电子信息
    通过我国信息化的深入发展与信息技术广泛的采用,以及对电子信息的技术属性的论述 ,提出了电子文件管理迫切性的背景信息。电子信息必须采用异于非电子信息的配套管理方法,否则人类的记忆由此断裂。
    (2)基本概念、定义与管理理念
    第二章与第三章是对基本概念、定义与管理理念的阐述,为电子文件的管理提供了理论基础。
    第二章 文件与电子文件
    讨论了“记录”、“文件”、“电子文档”、“电子文件”、“电子文件归档”和“文件管理”等关键概念以及它们在电子环境中的意义,并由此提出了电子文件管理策略与技术解决方案。
    第三章  电子文件的相关政策法规
    政策与法规是电子文件价值实现的法律环境,也是指导电子文件管理的理论基础。这里论述了与电子文件价值实现相关的电子证据法、版权保护法和电子文件管理的重要国际标准,以及它们在实践中的应用。
    (3)管理工具的开发与管理
    执行任何战略都需要一套工具和方法,随后几章都是围绕这一问题展开。元数据与电子文件管理系统是管理电子文件的重要的工具,第四章、第五章与第六章都侧重于管理工具的讨论。
    第四章 元数据
    讨论了元数据、元素、元数据集、元数据标准、元数据方案等基本概念,论述了元数据作用以及元数据的创建、捕获与管理等问题,并提出了元数据的质量评价原则。
    第五章 电子文件与信息管理系统
    在对文件管理、信息管理以及业务信息系统、文档管理系统、文件管理系统与电子文件管理系统的界定基础上,提出了电子文件管理系统的核心功能,并对如何通过管理系统实现文档一体化管理进行了讨论。
    第六章  计算机信息系统开发的需求过程
这部分就如何实现系统功能进行了讨论,特别论述了计算机信息系统的软件需求的开发与管理等。在此基础上,给出了电子文件管理系统用户需求获取的建议。
    (4)在现行系统中执行文件管理的要求
    这一部分主要针对现行系统中重要记录的价值保留问题,第七章与第八章分别就该问题给出了管理要求与解决方案。
    第七章  企业法规遵从与信息资产管理
    在讨论企业法规遵从的核心问题基础上,就业务管理系统中重要信息的数据保留、文档管理政策以及生命周期的过程管理等展开讨论,提出了IT控制与IT内审等基本措施。
    第八章  电子邮件文件的管理
在对电子邮件的证据能力、证明力以及电子邮件系统的安全性进行论述后,给出了电子邮件捕获、价值判断与保存的管理措施,以及公务邮件的日常管理要求。
3.作者队伍
    本书全部由刘家真教授执笔撰写,其他作者参与了相关成书工作。以下作者除特别注明外,均来自武汉大学。
    杜鹏参与了第一章与第三章的撰稿与资料工作;
    王璟璇参与了第四章、第八章的撰稿工作,以及各章的资料工作与审读修改等;
    何欢欢参与了第四章、第五章、第六章的资料工作,以及部分章节的审读与修改;
    邵熠星参与了部分资料工作;
    安华云(中国南方电网有限责任公司文档处)参与了第四章、第五章与第六章的撰稿讨论,并提供实证素材;
    万丽娟(贵州电网公司)参与了第五章、第六章的撰稿讨论与实证素材的提供;
    王丽明(南方电网超高压输电公司)参与了第五章的撰稿讨论、实例调研与素材提供;
    崔丽梅(深圳市世纪伟图科技开发有限公司)参与了第四章的撰稿讨论与实例素材提供;
    龙正义担任全书的统稿、编辑与绘图工作;
    刘莉担任全书的审读与修改。
    除以上作者队伍外,感谢赐给我们相关科学研究项目的机构,没有科学研究项目的支撑,我们很难具有电子文件管理的实践体验,也就失去理论与实践相结合的研究基础。
    为此,鸣谢:
    国家自然科学基金委管理学部;
    北京市信息资源管理中心;
    中国南方电网有限责任公司;
    深圳市档案局;
    珠海市城市建设档案馆;
    深圳市世纪伟图科技开发有限公司;
    天津开发区易泰达公司;
    艾因泰克科技股份有限公司。
    此外,还要特别向我历年培养的博士生与硕士生们致谢,我们至今仍然共享了大家的实践与研究经历!
 
 
刘家真
于武汉大学珞珈山,2009年春
转载自:http://www.danganj.net/bbs/viewthread.php?tid=17963&extra=page%3D1
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