信息化让档案资源活络起来
发布时间: 2009-6-22 16:48:20     上传者: 4373     访问数: 2307
信息化让档案资源活络起来
 
如果哪位编剧想创作一部历史题材的大片,相关史料去哪里找?过去他也许要到档案馆中翻看一沓沓卷宗;现在,他在档案馆的电脑中,就可以进行检索,相关文字和图片都能一目了然。档案馆正在成为各类信息资源的集结地。
 
  “档案馆不就是存放档案的地方嘛,找条狗把守在档案库外就行了。”这虽然是一句玩笑话,但是这也是很多人对于档案馆的误解以及不了解的真实写照。
 
  随着时代的发展,档案馆的地位正在发生变化,信息技术的发展,更是为档案馆的发展提供了条件和机会。自改革开放以来,经过近30年的发展,档案馆的职能从单纯的存放保管档案衍生到对档案全生命周期的管理。
 
  信息资源集结地
 
  中央档案馆资料信息中心主任刘伟晏,从1985年就来到了中央档案馆从事信息化的工作,在他看来,档案信息化走过了三个阶段。“从20世纪80年代初期到80年代末期,信息化工作停留在档案目录的查询上;20世纪90年代初期到2000年,信息化已经从中央到省市全面铺开,涉及到目录、原文以及音视频的加工存储与索引;2000年至今,档案信息化迎来了全新的发展机遇,在这一时期,基础设施建设、信息资源建设、法规标准制度以及人才体系建设四部分都进入到黄金发展时期。”刘伟晏说。
 
  福建省档案局黄建峰处长表示,“先资源、后平台、再共享”,分三步走是福建省档案局信息化工作的路径,信息资源建设摆在了第一位。
 
  事实上,不光在地方政府档案信息化建设中,在企业的档案机构、中央级档案馆,信息资源的建设都是被放在了绝对核心位置的。一位老档案人向记者表示,信息资源对于档案馆而言,就如同图书对于图书馆一样,如果没有有价值的藏书,就不能满足阅览者阅读查阅的需求,那么就没有存在的意义。
 
  根据多年来对信息化工作的理解,以及多年的实践经验,刘伟晏认为,档案信息化基础设施是平台,信息资源是平台上流转的内容,人才体系是这一平台的驾驭者,而相关法规标准则是这个平台运转的基础。
 
  据黄建峰介绍,在福建省档案局,档案信息资源体系建设的工作任务包括两个方面: 一是加快存量档案数字化,就是将现存的大量各种传统载体形式的档案,应用先进的数字化技术转换成计算机可识别的数据;二是确保增量档案电子化,就是要确保今后新增档案是电子或数字形式的档案,逐步取消纸质文件与电子文件的归档双轨制,彻底实现档案的电子化、数字化。
 
  2006年,中国核工业集团公司档案馆开始建立核电电子文档管理中心。中国核工业集团公司掌控着中国军工与民用核电,由100多家企事业单位和科研院所组成。中国核工业集团公司档案馆副馆长李国华向记者表示,档案的价值就在于其能否被利用。以往传统的纸质档案存储方式,带来的只有档案库房压力,并且丧失了档案的“保鲜”功能。“一旦存放时间过长,科技档案的内容无法伴随项目的维修、修复而进行变更与补充。当年秦山核电站一期建设的档案就是用两辆卡车拉过来的,之后,再没有变更过,这种文档的利用率很低。”
 
  据了解,新建的核电电子文档管理中心,不仅实现了对文件与档案的管理,更将核电的生产期也纳入到管理范畴中,档案深入到生产系统,如此一来,这融“死”的资源逐渐活了起来。
 
  李国华介绍,与此同时,中国核工业集团公司档案馆还建立了档案与新闻综合资源一体化管理系统,将音频、视频、图片统统纳入到新的系统中。大量的文书档案以及科技档案进行了数字化,统一接受这个系统的管理,使档案内容变得更加的丰盈,为总部的管理提供了分析参考依据。
 
  目前,安徽省档案局则将增量档案电子化的工作当成了自己信息化工作的一个重点,目前基本完成了全国首家电子文件中心的建立。“将前端办公自动化和电子政务当中生产的电子形态文件转变为电子文字,进行收集归档,保存和技术利用,如果不抓紧解决这一问题,一旦系统改造升级,档案会有丢失的可能,因此,保障增量档案的电子化将放在一线位置。”安徽省档案局副局长黄玉明表示,在存量档案的数字化上,安徽省档案局则进行了目录数字化、全文数字化以及音频视频档案的数字化转换。
 
  对增量档案与存量档案电子化的工作,直接触动的是安徽省电子政务的公开。黄玉明说: “档案单位是公益性质的事业单位,要惠及社会、政府、民众,这才是把服务做到了位。也只能在实现了服务功能的前提下,档案馆才能有生命力。”
 
  档案质量从哪来
 
  在参访中,各位档案馆馆长或档案机构的负责人都认为,档案馆要成为信息资源的集结地,但如果仅仅是从量上体现“集结地”,还远远不够。
 
  “档案信息资源不缺数量,而缺质量。”黄玉明解释到,衡量信息资源质量的标准是其真实性、完整性、可靠性。一旦信息不完整、不可靠、不真实,那么将不会具备纸质档案的法律效应,也丧失了档案馆功能甚至影响到其余部门的正常工作。
 
  档案的真实性、完整性、可靠性、正是中国档案信息化建设中一直强攻不下的火力点,这就需要梳理信息资源建设中存在的问题。
 
  据刘伟晏的分析,在中国目前的档案信息化建设中,还存在着多方面的问题。“第一,传统档案数字化程度低。在全国综合性档案馆中,传统低质档案数量达两亿卷,但能够用于电脑检索的档案总量还不足10%。第二,数据在数字化加工后缺乏有效检测,例如人工数字化录入的时候,一旦出现人为失误,就会直接影响到后期电子文档的查询结果。第三,对来自不同单位、渠道、形式的数据缺乏有效整合的能力,无法发挥规模化的效应。第四,电子政务与档案信息化之间仍有鸿沟,无法实现一体化的管理。”
 
  在刘伟晏看来,这四项顽疾的症结就在于标准与规范的缺失。“标准与规范的缺失,使得中国的档案信息化建设始终处于低水平。许多档案馆实现了40%的数字化,但在资源建设上,却不能达到真实性与完整性的要求。”黄玉明一语道破。
 
  资金是制约很多行业信息化建设的一大重要原因,出乎意料的是,与其他行业相比,档案馆用于信息化的资金还都比较充足,它们往往“不差钱”。安徽省投入500万建立电子文件中心,核工业集团投入了80万建设自身的档案信息化应用系统。“差的就是标准”,黄玉明认为,档案信息资源建立的目标就是通过建立各类档案数据库,构建起规范化、可共享的档案信息资源体系。
 
  “没有标准,档案信息化将是一团乱麻。”李国华说,“中国核工业集团下属100多个成员单位,尤其是核电站的信息化发展特别快,如果缺乏一套标准,那么文档格式以及数据库将是五花八门,根本无法开展管理。”
 
  2008年,由中国核工业集团公司档案馆牵头制定的《核电文件档案管理要求》及《核电电子文件元数据》等行业标准,为新建的核电站提供了档案标准依照。
 
  但旧有系统的标准仍然不成一体,又该怎么办?李国华告诉记者,在这些旧有数据库建立时,他们向开发商提出了自定义需求,使得旧有系统能够对关键流程、用户角色、数据视图、数据库结构以及显示界面等进行自定义,提高旧系统对新系统的适应能力,这样就缓解了后来的标准问题。“老系统老办法,新系统新标准就是我们的解决方案。”
 
  作为中国档案信息化建设的标杆省份,安徽省档案局正在着手四项标准的建立,分别是《文书电子文件元数据文案》、《版式电子文件存档格式需求》、《基于XNL的电子文件封套规范》、《通用电子文件元数据》。
 
  2009年,由工业与信息化部牵头成立的版式文档联盟,对文档版式进一步进行规范。这一系列的动作,无不反映了中央、地方、企业对标准建立的重视。但在刘伟晏看来,档案信息化的标准不是由一个,几个或者几十个就能解决的,它是一个体系,并且应不断地进行完善与补充,将是一项长期且艰巨的任务。
 
  需要综合性人才
 
  与很多行业的信息化建设一样,档案信息化难觅综合性管理人才,人员队伍建设成为档案信息化的一大困惑。
 
  “迫切需要既掌握信息技术,又了解档案业务的复合型档案管理人才,这些人才具有较高的科学决策和组织能力,能够科学规划和贯彻落实档案信息化建设的各项目标和任务,有效地组织将信息技术结合应用于档案工作领域,实现信息化条件下档案工作的不断创新。”黄建峰表示,这些管理人才是档案信息化的组织者、管理者,不仅是档案信息化建设的需要,也是今后信息化条件下档案工作各项管理的需要。
 
  刘伟晏坦言,一个普通档案馆的人员编制也就几十人,其中档案相关专业的科班人员仍占绝大多数,信息技术人员则寥寥无几,人才建设可谓是捉襟见肘。因此,刘伟晏希望能和国内的教育机构开展合作,举办一些培训课程,为中央档案馆培养更多的复合型人才。
 
  “只有在对业务与信息化都了解的情况下,才可能与信息技术的供应商进行有效的交流。”李国华说,“在进行信息化规划时,如果不了解档案馆自身的信息化需求,那么在集团进行信息化时,往往无法抓住机会,与其余部门进行衔接,提出正确的需求。在后续的维护中会加大对供应商的依赖程度,不仅提高成本,也为信息化的可持续发展增大风险。”
 
  在李国华看来,既要懂业务,又要有信息化思维能力,是新时期档案信息化工作者所应该具备的基本素质。“不仅要具备良好的政治素质、文化素质、业务素质,还要有信息素质,即快速获取信息、准确使用信息和正确评估信息价值的能力,此外,创新素质也是必不可少的,没有创新,档案业务就会越来越萎缩,而失去其自身的价值。”
 
  目前,在核工业集团公司档案馆人员构成上,新进入的信息专业人员成为了档案馆信息化的顶梁柱。在安徽省档案馆信息化团队建设中,通过公开选拔,逐渐扩大了计算机相关学科的人才团队,仅对标准的研究中,就有8位工作人员都来自于拥有计算机背景知识的人才。
 
  未来的档案馆
 
  对人才、标准的新要求,其实来源于档案馆从保管方式、载体形式到技术方式平移等各个方面发生的根本性的变革,档案工作正在进行“流程再造”。
 
  现在,绝大多数档案馆仍然是纸质文件与电子化文件并行的情况,档案馆的传统功能与数字化功能并肩而行。
 
  “目前,我们采集、输入、整理、存储、检索、维护的这些工作流程还无法在同一系统、同一平台上形成一体化工作流水线,不能实现每一个工作环节可以同时共享同一个或同一类别的档案数据而不影响其工作的速度,同时,每一个环节对数据处理的数量、范围都有相对的独立性。”刘伟晏所说的这些“未实现”,恰恰是档案馆正在奋力的方向。
 
  黄建峰认为,档案信息化如今“动”了起来,但怎么动是个问题,规范标准问题已成为当前以及以后的工作重心。另外,从目前致力于建立资源体系,逐步转变为打造服务体系,让政府、企业、百姓能从档案信息化中受益,回馈社会,发挥服务功能才是档案信息化的根本目的。
 
  纵观档案信息化的过程,不难发现,开始时是在外部环境开始大规模的信息化变革后,前端产生了大量的电子文件,档案不得不信息化。在经过上述这些被动的摸索之后,档案信息化需要主动出击,提出工作前端控制,进行文件全生命周期的管理,成为坐在前端的审计机构。
 
  李国华表示,变被动为主动,抓住机遇,用信息化手段提供更好的服务,才能够让档案馆永葆活力。目前,档案馆对文件的形成、格式是否符合档案归档提出新要求正是主动行为的一个表现。
 
  “档案馆信息化首先需要面向行业,在遵循行业发展规律下开展档案工作;第二是面向中心工作,为中心工作服务,为核工体系服务;第三点是面向决策,为领导管理层提供领导决策。”李国华坦然,面向决策的服务,档案馆目前难于实现。从长期来看,对档案信息资源的利用开发是令档案馆不萎缩的保护膜。
 
  “数字档案馆”是当下很热门的一个概念,在各个场合广为提及,但是几位被采访者纷纷向记者表示,就目前的阶段而言,档案馆更确切的称呼应该是资源管理中心,在中国鲜有真正意义上的数字档案馆。
 
  狭义的数字档案馆包括资源的数字化,数据的保管利用就要求工作人员工作方式的现代化,对信息技术掌握的纯熟度高。“目前,国际通用的ISO14721,开放档案信息参考模型就是为了建立数字档案。”黄玉明告诉记者,广义上的数字档案馆是虚拟档案馆,一旦建立,老百姓通过网络利用档案时,察觉不出该档案馆由谁管,就像插上插座用电,却不用在乎电是来自于哪一电厂。
 
  “虚拟档案馆,其实就是整个工作流程,档案文件的全生命周期都已经在一平台上运行,避开繁复的审查,在中国现行体制与法律下,想要打造数字档案馆不太轻松。”黄玉明说。
 
  李国华坦承,“数字档案馆必须拥有信息门户,门户需要具备单点登录、集成异构系统、实现个性化需求,这不仅是涉及到档案馆的流程再造,它更要延伸到各个业务部门,将审批、利用流程统统纳入到统一平台中,这一过程中,还必须考虑泄密的风险。目前很多自称为数字档案馆的机构,在管理系统的全面性、适应性、开放程度与工作流程上,都很难真正达到数字档案馆的要求。”
 
在刘伟晏看来,要想打造未来的数字档案馆,首先要建设的也是安全的网络环境,没有这样的一个先决条件,不能保证档案信息的真实性、完整性、可靠性,也就无从谈起数字化的档案馆了。
 
 
 
 
记者:尹一捷    来源:计算机世界
转载自:http://www2.ccw.com.cn/weekly/tech/htm2009/20090616_639587.shtml
 
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